QR Codes in Hotels für mehr Sicherheit und Komfort

COVID-19 beeinträchtigt weltweit das öffentliche Leben, wodurch Gastronomie, Tourismus und Freizeitaktivitäten zum Umdenken gezwungen und entsprechende Strategien im Umgang damit erarbeitet werden müssen. Um der Ausbreitung des Virus entgegen zu treten sind eine Unzahl von Verordnungen und Verhaltensregeln erlassen worden, die neue Strategien und organisatorische Maßnahmen erfordern. Diese Maßnahmen variieren nicht nur von Land zu Land, sondern können sich auch von Woche zu Woche verändern. Es steht zu befürchten, dass das über einen langen Zeitraum so bleiben wird und man daher in allen Bereichen zu neuen Konzepten finden muss.

Hotellerie und Gastgewerbe haben sich mittlerweile auf diese neue Situation eingestellt und in der digitalen Technologie ein hilfreiches Instrumentarium an der Hand, welches Mitarbeitern und Kunden hilft, eine sichere Umgebung zu schaffen und so die Weiterführung der Geschäfte ermöglicht.

QR Codes sind eine dieser Ressourcen. Sie finden QR Codes heutzutage nahezu überall – an Eingangstüren, Fenstern, auf Tischaufstellern, Rechnungen, Eintrittskarten oder Visitenkarten.

Dieser Beitrag informiert Sie über Ideen und Ansätze durch QR Codes die Angebote Ihres Hotel- und Gaststättengewerbes zu verbessern. Dies vor allem in Bezug auf die Corona-Pandemie, sowie auch um den Service für Ihre Kunden langfristig zu verbessern und sich deren Zufriedenheit und Loyalität zu sichern.

Das Tragen eines Mund-Nasenschutzes, das Abstandhalten zueinander und die Vermeidung von Berührungen gehören zu den maßgeblichen Strategien zur Vermeidung von Übertragungswegen bei COVID-19. Die folgenden Beispiele helfen Ihnen diese Verordnungen umzusetzen:

Üblicherweise gehen im Restaurant die Speisekarten von Hand zu Hand. Um dies zu vermeiden bietet sich ein QR Code an, den Sie mit dem aktuellen Menü verknüpfen, der dann von Ihren Kunden nur noch gescannt wird, um so die Speisekarte auf ihrem Smartphone einsehen zu können.

Platzieren Sie den QR Code auf einem Tischaufsteller oder mit einem Aufkleber an gut sichtbarer Stelle, sowie alternativ in einem Rahmen an der Wand:

PDF QR Code – Die einfachste Lösung besteht darin, eine PDF-Datei des Menüs zu erstellen und diese mit einem QR Code zu verknüpfen. Einmal hochgeladen, kann diese jederzeit aktualisiert werden.

Zeitlich getaktete Speisekarten Wenn Sie unterschiedliche Menüs anbieten, z.B. zum Frühstück, mittags, abends oder Cocktail-Menüs nach Mitternacht, können Sie diese über einen einzigen QR Code dem Gast zu Verfügung stellen. Je nach Uhrzeit wird zu der entsprechenden Speisekarte weitergeleitet.

Mehrsprachige Speisekarten – Sie können je nach Landessprache Ihrer Gäste entsprechende Speisekarten über einen QR Code anbieten. Der QR Code erkennt die Sprache des Gerätes des Kunden und leitet dann auf das entsprechende Menü weiter. Erfahren Sie, wie Sie einen mehrsprachigen QR Code einrichten können.

Viele Unternehmen auf der ganzen Welt, insbesondere Restaurants, Hotels und Gastgewerbedienstleister, werden von ihren Regierungen aufgefordert, persönliche Daten und Kontaktinformationen aller ihrer Kunden zu sammeln. Der Zweck der Registrierung besteht darin, bei COVID-19 das Contact Tracing, die Rückverfolgung eventueller Infektionswege, zu erleichtern.

Die Vorschriften variieren von Land zu Land oder Bundesland. In Wien zum Beispiel gilt seit 28. September 2020 seitens des Magistrats eine Verordnung zum Contact-Tracing. Als Gastronom sind Sie also verpflichtet die Daten Ihrer Gäste zu erfassen. Mit der kostenlosen Gästeregistrierung für Corona ersparen Sie sich den Papierkram und können mit dieser digitalen Lösung der Verordnung einfach nachkommen.

Wenn Ihre Kunden einen QR Code auf Ihrem Tisch scannen, werden sie zu einem Formular weitergeleitet, das die nötigen Daten aufnimmt: Name, Nachname, Telefon, E-Mail, Datum und Uhrzeit sowie ggf. die Tischnummer. Diese Daten werden gespeichert und können in einer CSV-Datei heruntergeladen werden, falls dies erforderlich wird. Kundendaten älter als 28 Tage werden automatisch gelöscht.

In einigen Ländern ist das Auslegen von Flyern, Broschüren oder Prospekten verboten. Somit sind Mappen und Ordner mit Informationen über das Hotel und die Stadt oder Umgebung nicht mehr verfügbar. Mittels eines QR Codes können Sie diese Informationen leicht in digitaler Form zur Verfügung stellen. Zugleich ist es eine papiersparende und ökologisch sinnvolle Lösung.

Im Folgenden stellen wir Ihnen einige Neuerungen vor, die Sie unabhängig von der COVID-Problematik langfristig für die kommenden Jahre umsetzen könnten.

Für die Einrichtung einer WiFi-Verbindung benötigt man meist einen aufwendigen Anmeldeprozess. Einfacher gestaltet es sich für Ihre Gäste das Netzwerk über einen WiFi QR Code direkt im Smartphone einzurichten. Somit entfällt das Eintippen eines Passworts oder Benutzernamens.

Durch einen QR Code verbessern Sie den Service in Ihren Hotelzimmern nachhaltig. Er ist rund um die Uhr an 7 Tagen verfügbar und bereit, Ihren Kunden in deren Landessprache in jeder Weise zu helfen.

Auch können Sie für den Kunden individuell eine Seite einrichten, auf der er in seinem Zimmer über einen QR Code alle für ihn wichtigen Informationen abrufen kann – von der personalisierten Anrede, über Ankunftszeit, Abreise, Öffnungszeiten bis hin zu allgemeinen Informationen, ohne dass der Kunde den Zimmerservice anrufen muss.

Platzieren lässt sich dieser QR Code auf Tischständern, in einem kleinen Rahmen an der Wand oder sonst einer gut einsehbaren Stelle.

Ein weiterer Service für Gäste, die sich aufgrund von Sprachproblemen oder weil ihnen die Kommunikation auf Instant Messaging-Systemen wie WhatsApp, WeChat oder Facebook Messenger vertrauter ist, ist ein Live Chat QR Code.

Wird der QR Code von einem Gast gescannt, öffnet sich ein Chat-Fenster, dass mit der Rezeption verbunden ist. Dies wird von Millennials gut angenommen, denn wie sie sagen: Wer benutzt heute das Telefon, um zu telefonieren?

Da Hotelkunden normalerweise aus der ganzen Welt kommen, können Sie die Inhalte in der jeweiligen Landessprache bereitstellen.

Wenn Sie einen mehrsprachigen QR Code erstellen, erkennt dieser die Geräteeinstellungen Ihres Kunden und zeigt automatisch Informationen in dessen Sprache an.

Dies ist auch eine papiersparende Lösung, da das Übersetzen und Verteilen digitaler Inhalte viel kostengünstiger und schneller ist als das Drucken von Papierkopien desselben Dokuments in verschiedenen Sprachen.

Egal, ob es sich um Familien handelt, die ins Ausland reisen, oder um Geschäftsreisende, Ihr Hotel wird für einige Tage ihr „Zuhause“ sein, und Sie können ihnen helfen, ihren Standort besser kennen zu lernen.

Ihre Gäste erwarten von Ihnen, dass Sie ihnen Informationen über die Stadt, die nähere Umgebung, Sehenswürdigkeiten bereitstellen.

Üblicherweise liegen in den Zimmern Mappen mit entsprechendem Informationsmaterial, Flyern, Prospekten aus. Dies lässt sich sehr vereinfachen, indem Sie den Gästen über einen QR Code entsprechende Informationen, PDF-Broschüren, Audioguides, Reiserouten oder Links zu Websites weitergeben.

Als Hotelier und Gastgeber sind Sie mit Ihrer Stadt und den Angeboten bestens vertraut und können somit Restaurants, Shows oder Touren sofort Ihren Gästen empfehlen, die diese Angebote dankend annehmen werden.

Über Kooperationen mit Gastronomen in Ihrer Stadt oder kulturelle Einrichtungen können Sie auch Gutscheine in Form eines QR Codes bereitstellen, die dann in Restaurants oder im Theater von Ihren Gästen eingelöst werden können.

Einige Apps machen das Reisen im Ausland viel einfacher und leichter als es früher war, bevor es Smartphones gab. Es gibt Apps für Fahrradverleihdienste, Restaurantverzeichnisse, öffentliche Verkehrsmittel, Last-Minute-Rabatte usw., die den Einheimischen in der Regel gut bekannt sind, aber auch das Erlebnis eines Touristen bereichern können.

Die Reaktion der Gäste kann von „Oh! Ich wünschte, ich hätte schon einmal von dieser App gewusst.” bis “Gut, dass das Hotel mir diese App direkt nach dem Einchecken empfohlen hat.” reichen.

Mit einem App QR Code können Sie einen einzigen QR Code erstellen, der Ihre Gäste in den passenden App-Store weiterleitet, je nachdem, ob es sich bei ihrem Smartphone um ein Apple- oder Android-Gerät handelt.

Als Unternehmer wissen Sie, wie wichtig und ausschlaggebend Kundenbewertungen für den Ruf Ihres Unternehmens sind.

Es ist eine feststehende Tatsache, dass viele Ihrer potenziellen Kunden sich über Google Business, TripAdvisor oder Booking.com über Sie informieren und die verschiedenen Bewertungen lesen, bevor sie zu Ihnen kommen.

Eine positive Bewertung können Sie dadurch fördern, indem Sie den Gästen/Kunden einen QR Code zur Verfügung stellen, der eine unmittelbare Bewertung – noch während des Hotelaufenthaltes oder direkt nach dem Auschecken – ermöglicht.

Erfahren Sie, wie Sie mit QR Codes Bewertungen erhalten.

Wenn Sie bereits einen Postkasten für Verbesserungsvorschläge oder Beschwerden haben, so können Sie diesen über einen QR Code verwalten. Erstellen Sie ein Webformular zum Sammeln wertvoller Feedbacks, das sie mit einem QR Code verknüpfen und an gut sichtbaren Stellen im Hotel platzieren.

Idee: Proaktives Postfach

Mithilfe der Benachrichtigungsfunktion per E-Mail / SMS wenn der QR Code gescannt und das Formular abgeschickt wird, können Sie Ihre diensthabenden Mitarbeiter über eine Beschwerde oder einen Vorschlag informieren. Wenn Sie in der Lage sind, unmittelbar danach Maßnahmen zu ergreifen, haben Sie einen echten Einfluss auf das Kundenerlebnis und können für die Zufriedenheit Ihrer Kunden sorgen.

Ihre sozialen Netzwerke sind eine weitere Bereicherung, um Ihre Kunden zu informieren und zu binden. Die Verwendung von Social QR Codes ist eine effiziente Methode, Neukunden zu gewinnen. Wird der QR Code gescannt, kommt der Gast auf eine Landing Page wo gesammelt Links zu allen Fanseiten auf Ihren sozialen Medien wie Instagram, Facebook und Co gesammelt sind.

In Pandemiezeiten ist es vielleicht nicht ratsam, Visitenkarten zu verteilen.

Mit einem QR Code lassen sich digitale Visitenkarten für Ihre Mitarbeiter oder das Hotels erstellen, die alle wesentlichen Informationen beinhalten, die Ihre Kunden dann nur noch scannen müssen.

Im letzten Jahrzehnt übernehmen Portale wie booking.com, tripadvisor.com und viele andere Online-Reservierungsdienste die Akquisition neuer Kunden für den größten Teil der Hotellerie.

Es erleichtert einerseits den Kunden das Leben, weil sie die Informationen zentralisieren und es hilft andererseits den Vertriebsabteilungen, neue Kunden zu gewinnen. Zugleich nimmt es aber auch einen wachsenden Prozentsatz Ihres Einkommens ein.

Als Hotelier ist es verständlich, wenn Sie sich Sorgen über diesen hohen Grad der Abhängigkeit von diesen Services machen und überlegen hausinterne Loyalitäts- oder Bonusprogramme einzuführen. Der “direct-to-consumer”-Ansatz, bei dem Marken und Unternehmen den Kunden direkt ansprechen und den Zwischenhändler umgehen, findet in vielen Sektoren wie Einzelhandel, Immobilien und Gastgewerbe statt und versucht ebenfalls eine engere und direktere Beziehung zu ihren Kunden aufzubauen.

QR Codes sind der perfekte Verbündete für eine Direktvertriebsstrategie, d. h. sie helfen dabei von Vertriebsplattformen unabhängiger zu werden und einen direkten Kontakt zu Ihren Kunden herzustellen.