Ihr HR-Team führt bereits präzise Mitarbeiterdaten in SAP SuccessFactors. Dank dieser Integration werden diese Daten auch für Ihre digitalen Visitenkarten genutzt, sodass niemand eine zweite Mitarbeiterliste führen muss.
Dieser Artikel enthält technische Anweisungen für Ihren SAP SuccessFactors-Administrator. Bitte beziehen Sie diesen bei der Einrichtung der Verbindung mit ein.
Was ist eine digitale Visitenkarte?
Eine
digitale Visitenkarte ist eine Landingpage mit den Kontaktdaten und geschäftlichen Informationen einer Person. Sie kann per QR Code, Short-URL oder E-Mail-Signatur geteilt und in der Apple oder Google Wallet gespeichert werden. Jeder, der sie erhält, kann den Kontakt direkt auf seinem Smartphone speichern.
So funktioniert die Integration
QR Planet stellt eine Verbindung zu Ihrer SuccessFactors-Instanz mit Lesezugriff her. Es scannt die von Ihnen ausgewählten Mitarbeiterdaten und überträgt diese in die von Ihnen gewählte Vorlage für digitale Visitenkarten.
Die Daten werden ausschließlich in eine Richtung übertragen, nämlich von SuccessFactors zu QR Planet. Es werden zu keinem Zeitpunkt Daten zurück in Ihr HR-System geschrieben.
Ein Mal die Integration einrichten – schon stehen Ihre Visitenkarten bereit. Was synchronisiert wird
- Neue Mitarbeiter: Aus Ihrer Vorlage wird eine digitale Visitenkarte erstellt und im von Ihnen ausgewählten Ordner abgelegt.
- Geänderte Mitarbeiterdaten: Aktualisierungen in den zugeordneten Feldern, wie z. B. eine neue Berufsbezeichnung oder ein neuer Standort, werden nach der nächsten Synchronisierung auf der Visitenkarte angezeigt. Der QR Code bleibt unverändert, sodass bereits gedruckte Ausweise und Materialien weiterhin gültig sind.
- Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen: Die digitale Visitenkarte wird automatisch gelöscht.
- Nur zugeordnete Felder: Felder, die Sie nicht zuordnen, bleiben unverändert; wenn Sie beispielsweise Handynummern nicht zuordnen, können diese weiterhin in QR Planet gepflegt werden.
Da SuccessFactors die maßgebliche Datenquelle ist, wird eine manuelle Änderung an einem zugeordneten Feld in QR Planet bei der nächsten Synchronisierung überschrieben.
Ihr Konto spiegelt die von Ihnen ausgewählten SAP SuccessFactors-Daten wider. So verbinden Sie SAP SuccessFactors mit Ihrem QR Planet-Account
Bevor Sie beginnen
- Zugriff auf einen Administrator Ihrer SAP SuccessFactors-Instanz
- Eine Vorlage für eine digitale Visitenkarte und optional ein Zielordner in Ihrem QR Planet-Konto
So stellen Sie eine Verbindung zu SAP SuccessFactors her
- SuccessFactors vorbereiten: Ihr SuccessFactors-Administrator gewährt QR Planet Lesezugriff auf die Mitarbeiterdaten, die Sie freigeben möchten.
- Verbinden Sie Ihre Konten: Gehen Sie im Bereich Integrationen Ihres QR Planet-Kontos auf SAP SuccessFactors und geben Sie die von Ihrem Administrator bereitgestellten Verbindungsdaten ein.
- Wählen Sie Ihre Felder aus: Legen Sie fest, welche Mitarbeiterdaten auf den Karten angezeigt werden sollen, z. B. Name, Berufsbezeichnung, Abteilung, Standort, E-Mail-Adresse und Telefonnummer.
- Legen Sie Ihre Importoptionen fest: Wählen Sie eine Kartenvorlage und einen Zielordner aus. Sie können den Import auf eine Abteilung beschränken, beispielsweise für ein Pilotprojekt, und die tägliche automatische Synchronisierung aktivieren.
- Überprüfen und importieren: Überprüfen Sie die Liste der Mitarbeiter, deaktivieren Sie alle, die keine Karte erhalten sollen, und starten Sie den Import. Ihre neuen Karten erscheinen in dem von Ihnen ausgewählten Ordner.
Wir empfehlen, zunächst einige Karten zu testen, bevor Sie die Lösung unternehmensweit ausrollen. Unser Support-Team hilft Ihnen gerne bei der Einrichtung.
Sicherheit und Datenschutz
- Der Zugriff ist schreibgeschützt und beschränkt sich auf die von Ihnen genehmigten Mitarbeiterdaten.
- Die Datenübertragung erfolgt ausschließlich in eine Richtung. Es werden keine Daten zurück an SuccessFactors geschrieben.
- QR Planet ist vollständig DSGVO-konform, und alle Daten werden in einem ISO:27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland gehostet.
Häufig gestellte Fragen
Können wir mit einer Abteilung anfangen?
Ja. Beschränken Sie den Import zunächst auf Ihre Pilotgruppe und erweitern Sie ihn, sobald Sie bereit sind, die Einführung weiter voranzutreiben.
Können Mitarbeiter ihre eigenen Karten bearbeiten?
Zuordnungsfelder richten sich stets nach SuccessFactors. Änderungen an diesen Feldern sollten daher in Ihrem HR-System vorgenommen werden.
In welchen Tarifen ist diese Integration enthalten?